Politica de confidențialitate: Formular accident
Versiunea 1.7.0, în vigoare de la 14.10.2026
1.1 Pe scurt
- Formular accident te ajută să înregistrezi detaliile accidentului pe telefon sau pe calculator și să ceri ajutorul unui consultant Klasen pentru dosarul de daună. Serviciul este gratuit și este oferit de AUTO KLASEN S.R.L.
- Folosim datele pe care le introduci ca să generăm documentul cu detaliile accidentului (PDF) și ca un consultant Klasen să te poată contacta în legătură cu solicitarea ta.
- Nu trimitem nimic asigurătorilor. Tu decizi ce faci cu documentul.
- Nu facem marketing cu datele tale și nu le vindem.
- Păstrăm fotografiile actelor scanate (inclusiv CNP-ul de pe ele) împreună cu formularul, ca un consultant Klasen să le poată folosi la dosarul de daună. Le ștergem odată cu formularul, după 24 luni.
- Pe celălalt șofer nu îl contactăm în scop comercial decât dacă ne cere el ajutorul.
- Păstrăm formularele trimise 24 luni, apoi le ștergem automat. Formularele netrimise, dar la care ai lăsat telefonul, le păstrăm cel mult 6 luni.
- Ne poți scrie oricând la gdpr@klasen.ro ca să afli ce date avem despre tine, să le corectezi, să le ștergi sau să te opui contactării.
1.2 Cine suntem
Operatorul datelor este AUTO KLASEN S.R.L., cu sediul în București, Sector 3, Bdul. Theodor Pallady 287A, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2008010766408, CUI RO24074030 („Klasen”, „noi”).
Contact: 031 9772, gdpr@klasen.ro.
Responsabilul cu protecția datelor (DPO): e-mail gdpr@klasen.ro, adresa poștală București, Sector 3, Bdul. Theodor Pallady 287A.
Formular accident este disponibil pe site-ul formular-accident.ro; operatorul datelor este AUTO KLASEN S.R.L., cu datele de identificare de mai sus.
Această politică se aplică datelor prelucrate prin Formular accident și contactării care urmează solicitării tale. Pentru relația ulterioară cu Klasen (dosarul de daună, evaluarea avariilor, reparația, mașina la schimb, facturarea) se aplică politica generală de confidențialitate Klasen: https://klasen.ro/politica-confidentialitate/.
1.3 Despre cine prelucrăm date
| Persoană | Cum ajung datele la noi |
|---|---|
| Șoferul care completează formularul („tu”) | le introduci tu, le scanezi din acte sau le dictezi unui consultant |
| Celălalt șofer implicat în accident | le introduce chiar el, pe telefonul lui sau pe telefonul tău, ori le introduci tu din actele pe care ți le-a arătat sau pe care ți le-a comunicat |
| Proprietarii / asigurații vehiculelor (dacă nu sunt chiar șoferii; de ex. o firmă de leasing sau un membru al familiei) | din polița RCA, din certificatul de înmatriculare sau introduse de șoferi |
| Martorii accidentului | introduse de unul dintre șoferi (nume și telefon) |
| Persoane surprinse în fotografii (trecători, alte vehicule) | din fotografiile făcute la fața locului, accidental |
| Persoanele care ne sună sau ne scriu în legătură cu formularul | din apel, chat, WhatsApp sau e-mail |
Datele celuilalt șofer și ale martorilor au o secțiune dedicată (§1.7) și o pagină separată: https://formular-accident.ro/informare.
1.4 Ce date prelucrăm
| Categorie | Exemple | Observații |
|---|---|---|
| Identificare și contact | nume, prenume, data nașterii, adresă, cod poștal, țară, telefon, e-mail | data nașterii, codul poștal și țara sunt rubrici din formularul tipizat |
| Permis de conducere | număr, categorie, data eliberării, autoritatea emitentă, valabilitate | numărul permisului este „număr de identificare național” în sensul Legii 190/2018; îl prelucrăm cu garanțiile din §1.13. Nu preluăm în formular CNP-ul de pe permis (rubrica 4d) și nici mențiunile medicale (rubrica 12); ele rămân doar pe fotografia permisului, dacă l-ai scanat (§1.8). |
| Vehicul | marcă, model, tip, număr de înmatriculare, țara de înmatriculare, serie de șasiu (VIN), remorcă | uneori din certificatul de înmatriculare (talon) |
| Asigurare | asigurătorul RCA, numărul poliței / cărții verzi, valabilitatea, agenția sau brokerul, CASCO, decontarea directă, asiguratul | din codul QR al poliței sau introduse |
| Accidentul | data, ora, locul, coordonatele GPS (dacă le permiți), împrejurările bifate, punctul de impact, avariile vizibile, schița, observațiile, dacă a fost chemată poliția | |
| Fotografii | avariile, vehiculele, ansamblul locului; fotografiile actelor scanate (permis, talon, poliță), cu tot ce apare pe ele, inclusiv CNP-ul (vezi §1.8) | |
| Informații pentru asistență | rolul tău în accident, așa cum îl declari (păgubit / vinovat / nu știu), dacă ai nevoie de mașină la schimb, răspunsuri la întrebări suplimentare, pasul la care ai ajuns | aceste informații nu apar pe PDF |
| Evaluarea internă a situației | o estimare automată, internă, a șoferului probabil păgubit și o etichetă internă de prioritate (rolul estimat și dacă vehiculul are CASCO; vezi §1.11) | nu se afișează clienților |
| Formular netrimis (lead parțial) | tot ce ai completat până atunci, inclusiv fotografiile încărcate și schița, fără fotografiile actelor scanate (vezi §1.5, scopul 3) | doar dacă ai lăsat un telefon valid și nu ai ales „Nu doresc” |
| Comunicări | apeluri telefonice (înregistrări), mesaje WhatsApp, chat, e-mail | |
| Acceptări și opțiuni | ce texte ai acceptat, versiunea lor, data, ora, adresa IP, refuzul contactării | |
| Date tehnice | adresa IP, tipul de dispozitiv și browser, limba, jurnale de securitate, semnale anti-spam (Cloudflare Turnstile) |
Nu cerem date privind sănătatea, date biometrice sau alte categorii speciale de date (mențiunile medicale de la rubrica 12 rămân doar pe fotografia permisului scanat, §1.8). Dacă ne scrii singur astfel de informații (de exemplu în observații sau în chat), le folosim doar cât e strict necesar pentru a-ți răspunde și te rugăm să nu le incluzi.
1.5 De ce prelucrăm datele și pe ce temei
| # | Scop | Date | Temei juridic (GDPR) |
|---|---|---|---|
| 1 | Completarea formularului și generarea documentului cu detaliile accidentului (PDF), salvarea pentru mai târziu, reluarea prin link | datele din formular, fotografii, schiță | art. 6 alin. (1) lit. b): serviciul pe care l-ai cerut, conform Termenilor |
| 2 | Preluarea solicitării tale de asistență și contactarea ta de către un consultant Klasen după trimitere (telefon, WhatsApp, SMS, e-mail) | nume, telefon, e-mail, vehicul, datele accidentului, rolul declarat, PDF-ul și fișierele, inclusiv fotografiile actelor scanate | art. 6 alin. (1) lit. b): Formular accident este și o solicitare de asistență adresată Klasen, pe care o faci prin trimitere (demersuri la cererea ta înainte de un eventual contract); subsidiar art. 6 alin. (1) lit. f): interesul nostru de a răspunde solicitărilor |
| 3 | Formular început, dar netrimis („lead parțial”): dacă ai introdus un număr de telefon valid și nu ai mai completat nimic 15 minute, un consultant te poate contacta pentru a te ajuta să termini; consultantul vede ce ai completat până atunci | tot ce ai completat până atunci: datele din formular, fotografiile încărcate și schița, site-ul și pasul la care ai rămas; datele celuilalt șofer introduse de tine, dacă există, ajung marcate cu mențiunea că nu îl contactăm | art. 6 alin. (1) lit. f): interesul nostru de a-i ajuta pe cei care s-au oprit la jumătate, echilibrat prin informarea de lângă câmpul de telefon și prin butonul „Nu doresc”. Dacă refuzi, nu îți trimitem formularul consultanților și nu te contactăm. (Pe unele site-uri această trimitere se face doar dacă bifezi căsuța de lângă telefon; atunci temeiul este consimțământul tău, art. 6 alin. (1) lit. a), pe care îl poți retrage oricând.) |
| 4 | Datele celuilalt șofer și ale martorilor, introduse de tine | vezi §1.7 | art. 6 alin. (1) lit. f): interesul ambilor șoferi de a consemna accidentul și interesul nostru de a presta serviciul cerut |
| 5 | Scanarea poliței RCA (cod QR) | datele din QR | art. 6 alin. (1) lit. b) (pentru datele tale) și lit. f) (pentru datele celuilalt vehicul) |
| 6 | Scanarea permisului și a talonului cu inteligență artificială | fotografia actului, câmpurile extrase | art. 6 alin. (1) lit. b) pentru actele tale; lit. f) pentru actele celuilalt șofer |
| 7 | Locul accidentului din GPS | coordonatele, adresa aproximativă | art. 6 alin. (1) lit. b): o singură citire, doar dacă o ceri și o permiți în browser |
| 9 | Completarea împreună cu celălalt șofer (invitație, cod QR, sincronizare) | datele ambilor șoferi, starea completării | art. 6 alin. (1) lit. b): serviciul cerut de fiecare șofer |
| 10 | Trimiterea copiei documentului pe canalul ales (e-mail, WhatsApp, SMS) | contactul ales, PDF-ul | art. 6 alin. (1) lit. b) |
| 11 | Ajutor în timpul completării (chat, apel, WhatsApp, cod de formular) | codul formularului, datele necesare pentru a te ajuta | art. 6 alin. (1) lit. b): la cererea ta |
| 12 | Asistență live: un consultant vede formularul tău și te poate ghida sau îți poate propune completări, pe care le accepți tu | starea formularului, pasul, câmpul activ, completările propuse și răspunsurile tale | art. 6 alin. (1) lit. b): la cererea ta sau cu acceptarea ta, pentru sesiunea respectivă |
| 14 | Apeluri înregistrate (centrala telefonică Klasen) | numărul, înregistrarea | art. 6 alin. (1) lit. f): dovada solicitărilor, calitatea serviciului, apărarea drepturilor; te informăm la începutul apelului |
| 15 | Evaluarea internă a situației (șoferul probabil păgubit; eticheta internă de prioritate; nevoia de mașină la schimb; clasa vehiculului) | rolul declarat, împrejurările, observațiile, răspunsul despre CASCO, marca și modelul | art. 6 alin. (1) lit. f): organizarea asistenței (vezi §1.11) |
| 16 | Recunoașterea clienților care revin (același telefon) și unirea cu solicitarea existentă | telefon; numărul de înmatriculare poate fi arătat consultantului doar ca indiciu, fără unire automată | art. 6 alin. (1) lit. f): să nu te contacteze doi consultanți diferiți pentru același accident |
| 17 | Securitate și prevenirea abuzurilor (anti-spam, limite de trimitere, jurnale de acces, investigarea incidentelor) | IP, semnale ale browserului, jurnale | art. 6 alin. (1) lit. f); art. 32 GDPR |
| 18 | Dovada acceptărilor și a respectării legii (jurnalul acceptărilor, răspunsurile la cererile tale) | jurnalul din §1.4 | art. 6 alin. (1) lit. c) (obligația de a demonstra conformitatea, art. 5 alin. (2) și art. 7 alin. (1) GDPR) și lit. f) |
| 19 | Statistici agregate (câți pași se abandonează, cât durează completarea) | date tehnice, fără conținutul formularului | art. 6 alin. (1) lit. f); statisticile din cookie-uri doar cu consimțământul tău (§1.15) |
| 20 | Apărarea unor drepturi în instanță sau în fața autorităților | datele relevante pentru cazul respectiv | art. 6 alin. (1) lit. f) |
Interesele legitime invocate mai sus sunt: (a) să răspundem eficient celor care ne cer ajutorul după un accident; (b) să documentăm corect accidentul, în interesul ambilor șoferi; (c) să ne protejăm sistemele și utilizatorii de abuz; (d) să ne putem dovedi conformitatea. Am evaluat aceste interese în raport cu drepturile tale (evaluare documentată, disponibilă la cerere, în rezumat, la DPO). Te poți opune oricând prelucrărilor bazate pe interes legitim (§1.16).
Este obligatoriu să ne dai datele? Nu există o obligație legală. Fără datele marcate ca obligatorii documentul nu se poate genera, iar fără un telefon sau un e-mail nu te putem contacta. Câmpurile opționale sunt marcate ca atare.
1.6 Contactarea ta de către Klasen
- După ce trimiți formularul, un consultant Klasen te poate contacta (de regulă telefonic, apoi pe WhatsApp, SMS sau e-mail) ca să te ajute cu dosarul de daună, evaluarea avariilor și reparația. Acesta este scopul serviciului și îți spunem asta înainte de trimitere.
- Dacă nu trimiți formularul, dar ai lăsat un telefon și nu ai ales „Nu doresc”, un consultant te poate contacta pentru a te ajuta să îl finalizezi (§1.5, scopul 3).
- Mesajele pe care ți le trimitem legate de solicitarea ta (copia documentului, confirmarea unei cereri de apel, documentele cerute pentru dosar) sunt mesaje de serviciu, nu publicitate.
- Nu îți trimitem publicitate, newslettere sau oferte nelegate de solicitarea ta.
- Poți cere oricând să nu te mai contactăm: consultantului, la gdpr@klasen.ro sau răspunzând la orice mesaj cu „Nu mai doresc” sau „STOP”. Te trecem pe lista de excludere și nu te mai contactăm pentru acea solicitare (§1.16).
1.7 Datele celuilalt șofer și ale martorilor
Această secțiune este informarea prevăzută de art. 14 GDPR pentru persoanele ale căror date nu le-am primit direct de la ele. Același text se află și pe pagina https://formular-accident.ro/informare, la care trimite fiecare document generat.
- Sursa datelor: șoferul care a completat formularul, pe baza actelor prezentate la fața locului (permis, certificat de înmatriculare, poliță RCA) sau a informațiilor comunicate de celălalt șofer ori de martor.
- Categorii de date: cele din formularul tipizat: nume, prenume, data nașterii, adresă, telefon, e-mail, datele permisului (număr, categorie, valabilitate), datele vehiculului și ale asigurării, semnătura (dacă ai semnat pe dispozitiv), avariile și împrejurările bifate pentru vehiculul tău; fotografiile actelor tale, dacă au fost scanate în formular (cu tot ce apare pe ele, inclusiv CNP-ul). Pentru martori: nume și telefon.
- Scop: întocmirea documentului comun cu detaliile accidentului și gestionarea solicitării de asistență a șoferului care a completat formularul.
- Temei: art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR: interesul ambilor șoferi de a consemna accidentul conform Normei ASF nr. 20/2017 și interesul nostru de a presta serviciul cerut. Pentru numărul permisului aplicăm garanțiile din Legea 190/2018 (§1.13).
- Nu te contactăm în scop comercial. Nu îți oferim servicii, nu te sunăm și nu îți trimitem mesaje promoționale pe baza datelor introduse de celălalt șofer. Te contactăm doar dacă: (a) ne ceri tu ajutorul (de exemplu din pagina copiei documentului, cu butonul „Vreau ajutor”); sau (b) ai completat tu partea ta, pe dispozitivul tău sau la predarea telefonului, și ai acceptat termenii.
- Destinatari: personalul Klasen care gestionează solicitarea și furnizorii din §1.12. Datele tale apar și în documentul pe care îl primesc ambii șoferi. Dacă celălalt șofer nu a trimis formularul, dar a lăsat un telefon, consultantul poate vedea datele tale ca parte a formularului lui netrimis, marcate cu mențiunea că nu te contactăm.
- Păstrare: la fel ca formularul (§1.14).
- Drepturile tale: aceleași ca ale oricărei persoane vizate (§1.16), inclusiv dreptul de a afla de unde avem datele și dreptul de opoziție.
1.8 Scanarea actelor și inteligența artificială
Codul QR al poliței RCA se citește direct în browserul tău, pe dispozitiv. Imaginea nu este trimisă pe serverele noastre și nici altcuiva. Păstrăm doar datele citite, pe care le vezi și le poți corecta.
Permisul și talonul se pot citi automat dintr-o fotografie, cu ajutorul unui serviciu de inteligență artificială (Claude, furnizat de Anthropic):
- fotografia este trimisă furnizorului doar pentru extragerea câmpurilor;
- păstrăm fotografia actului împreună cu formularul, criptată, ca un consultant Klasen să o poată folosi la dosarul de daună. Consultantul o primește doar după ce trimiți formularul, nu și dintr-un formular netrimis. O ștergem odată cu formularul (§1.14);
- furnizorul AI prelucrează fotografia în numele nostru, nu o folosește pentru antrenarea modelelor și o poate păstra temporar doar conform contractului cu noi (de regulă cel mult 30 de zile; mai mult doar dacă sistemele lui de siguranță semnalează o folosire abuzivă);
- nu preluăm în câmpurile formularului CNP-ul (rubrica 4d a permisului) și nici mențiunile medicale (rubrica 12). Serviciul AI este instruit să le ignore, iar serverul nostru elimină orice șir care arată ca un CNP înainte de a salva datele. Fotografia păstrată a permisului conține însă CNP-ul și mențiunile de la rubrica 12; de aceea scanarea este opțională: poți introduce datele manual;
- datele extrase îți sunt doar propuse. Tu le verifici și le confirmi. Nu luăm nicio decizie pe baza lor.
1.9 Locația și fotografiile
Dacă apeși „Folosește locația mea” și permiți accesul în browser, citim locația o singură dată, ca să completăm locul accidentului. Nu îți urmărim locația. Coordonatele pot fi transformate într-o adresă printr-un serviciu de geocodare (Google Ireland Limited (Irlanda)), care primește coordonatele și adresa IP a serverului nostru, nu datele tale de identificare.
Sursa hărții pe care alegi locul accidentului (și, dacă o folosești, a hărții de sub schiță): OpenStreetMap (date), hartă găzduită pe serverul nostru. Browserul tău descarcă bucățile de hartă doar de pe serverul nostru: niciun furnizor de hărți nu primește adresa IP a dispozitivului sau locul accidentului.
Fotografiile sunt pentru vehicule și avarii. Te rugăm să nu fotografiezi persoane și nici alte vehicule decât cele implicate. Dacă o fotografie surprinde accidental o persoană sau un număr de înmatriculare străin, o folosim doar ca parte a documentului cu detaliile accidentului.
1.10 Ajutorul în timpul completării și asistența live
Butonul „Ajutor” îți arată un cod de formular (6 cifre). Îl poți spune la telefon sau trimite pe WhatsApp, ca un consultant să găsească formularul tău. Codul nu dă acces la formular: doar consultanții autentificați în sistemul Klasen îl pot căuta. Când ceri ajutor (chat, apel, WhatsApp, „Sună-mă”), legăm conversația de formularul tău.
Asistența live:
- dacă ceri ajutor, consultantul care te preia poate deschide formularul tău, în cel mult 24 de ore de la cerere, ca să vadă ce ai completat și la ce pas ești, ca să te poată îndruma. Te informăm despre asta când ceri ajutorul. Când consultantul face ceva în formular (evidențiază un câmp, te duce la un pas, îți propune completări), vezi pe ecran „Consultantul [prenume] te ajută” și butonul „Oprește”;
- dacă un consultant îți propune asistența fără să o fi cerut tu, aceasta începe doar după ce accepți pe ecran;
- consultantul vede formularul și pasul la care ești, redate din datele formularului, nu ecranul sau alte aplicații ale dispozitivului tău;
- consultantul îți propune completări; le accepți sau le refuzi tu. Dacă site-ul permite completarea directă a unor câmpuri tehnice (de exemplu marca mașinii), ele sunt marcate, le poți anula un minut și le confirmi înainte de trimitere. Consultantul nu semnează, nu bifează declarațiile și acceptările în locul tău și nu completează rubricile care țin de declarația șoferilor (excluse implicit: rubricile 3–5 și 10–14, inclusiv împrejurările, schița și observațiile, și rolul declarat; împrejurările, schița, observațiile, rolul, semnăturile și acceptările sunt excluse definitiv);
- fiecare acces, fiecare propunere și fiecare completare a consultantului se înregistrează (cine, când, ce câmp);
- dacă celălalt șofer completează pe telefonul lui, consultantul care te ajută vede și pasul la care este el, dar îl ajută doar dacă acceptă; celălalt șofer vede pe ecran că un consultant Klasen ajută la formular și își poate ascunde pasul. Fiecare dintre voi poate opri asistența pentru el; pe un singur telefon, oprirea e pentru telefon.
1.11 Decizii automate și evaluarea internă
- Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care să producă efecte juridice asupra ta sau să te afecteze în mod similar semnificativ (art. 22 GDPR).
- Evaluarea internă a situației: pe baza rolului declarat de fiecare șofer, a împrejurărilor bifate și a observațiilor, sistemul calculează o estimare a șoferului probabil păgubit, cu un nivel de încredere. Împreună cu răspunsul din formular la întrebarea despre CASCO, estimarea produce o etichetă internă de prioritate pentru consultant (cum îl poate ajuta pe fiecare client); eticheta nu schimbă ordinea în care sunt tratate solicitările. Estimarea și eticheta sunt doar sugestii interne pentru consultant, care îl ajută să înțeleagă situația și să organizeze asistența. Nu stabilesc vinovăția, nu se afișează clienților, nu apar în document, nu sunt transmise asigurătorilor și nu influențează dreptul tău la despăgubire, care se stabilește exclusiv de asigurător, conform legii. Consultantul ia orice decizie de asistență. Te poți opune acestei evaluări (§1.16); opoziția nu te împiedică să folosești serviciul.
- Datele extrase cu AI din acte îți sunt propuse spre confirmare (§1.8).
- Validările formularului (de exemplu formatul numărului de înmatriculare) produc doar avertismente; nu te împiedică să trimiți formularul.
1.12 Cui transmitem datele
Nu transmitem datele asigurătorilor și nici altor firme pentru publicitate. Dacă vrei să trimiți documentul asigurătorului, o faci tu, cu copia primită. (Dacă pe viitor vom oferi trimiterea la asigurător la cererea ta, vom actualiza această politică înainte și îți vom cere confirmarea separat.)
| Destinatar | Ce primește | De ce | Unde |
|---|---|---|---|
| Personalul Klasen (consultanți, administratori) | formularul (inclusiv fotografiile actelor scanate) și comunicările, în funcție de rol | gestionarea solicitării | România |
| Celălalt șofer | documentul comun cu detaliile accidentului (datele ambilor șoferi, așa cum apar pe formularul tipizat) | este documentul comun al accidentului | — |
| Romarg SRL (România) (găzduire server și bază de date) | toate datele, stocate | infrastructură | România |
| Anthropic (Claude: scanarea actelor; în sistemul de asistență Klasen și citirea documentelor trimise pe chat/WhatsApp, rezumate pentru consultanți) | fotografii de acte, întrebări, texte | prelucrare AI în numele nostru | SUA / Irlanda (vezi §1.13) |
| Meta Platforms (WhatsApp Business, Cloud API) | numărul de telefon, mesajele, documentele trimise pe WhatsApp | mesaje de serviciu și conversații cu consultanții | SUA / UE |
| ClickPhone / ConnectCall (centrala telefonică) | numerele de telefon și înregistrările apelurilor | telefonie, apel invers „Sună-mă” | România |
| OpenAI (transcrierea mesajelor vocale trimise pe WhatsApp, în sistemul de asistență Klasen) | mesajul vocal | transcriere în numele nostru | SUA |
| SMSO (SMS) | numărul de telefon, textul mesajului | trimiterea copiei sau a codurilor | România |
| serverele de e-mail ale site-urilor, găzduite de Romarg SRL (România) (trimiterea e-mailurilor de pe adresa fiecărui site) | adresa de e-mail, mesajul, PDF-ul | trimiterea copiei și a notificărilor | România |
| Cloudflare (Turnstile, anti-spam) | adresa IP, semnale tehnice ale browserului | protecție împotriva roboților | SUA / global |
| Google (Google Analytics, Google Ads) — doar cu consimțământ pentru cookie-uri | date de navigare, fără conținutul formularului | statistici, măsurarea reclamelor | SUA |
| Meta (Pixel) — doar cu consimțământ pentru cookie-uri | date de navigare, fără conținutul formularului | măsurarea reclamelor | SUA |
| Google Ireland Limited (Irlanda) | coordonatele locului, trimise de serverul nostru (fără datele tale) | transformarea locației în adresă | UE / SUA |
| Autorități publice, instanțe | doar datele cerute | numai la cerere, în temeiul legii | România |
Furnizorii de mai sus (cu excepția personalului Klasen, a celuilalt șofer și a autorităților) prelucrează datele în numele nostru, pe baza unor contracte care le impun confidențialitatea și securitatea (art. 28 GDPR). Pentru Google Ads și Meta Pixel, Google și Meta acționează și ca operatori pentru propriile scopuri; aceste instrumente funcționează doar dacă accepți cookie-urile de marketing (§1.15).
1.13 Transferuri în afara Spațiului Economic European și garanții speciale
- Unii furnizori (Anthropic, Meta, Google, Cloudflare, OpenAI) au sediul sau infrastructura în SUA. Transferurile se bazează pe decizia de adecvare UE–SUA (EU-US Data Privacy Framework), pentru furnizorii certificați, și pe clauzele contractuale standard aprobate de Comisia Europeană (Decizia (UE) 2021/914), unde certificarea lipsește sau ca garanție suplimentară.
- Poți cere o copie a garanțiilor la gdpr@klasen.ro.
- Numărul permisului de conducere (și seria actului de identitate, dacă va fi vreodată prelucrată) este „număr de identificare național” în sensul Legii nr. 190/2018. Când îl prelucrăm pe baza interesului legitim (de exemplu datele celuilalt șofer), aplicăm garanțiile din art. 4 alin. (2) al legii: măsuri tehnice și organizatorice (minimizare, criptare, acces pe roluri, jurnal de acces), un responsabil cu protecția datelor numit, termene de stocare și ștergere automată, instruirea periodică a personalului.
1.14 Cât timp păstrăm datele
| Date | Cât le păstrăm | Apoi |
|---|---|---|
| Formular trimis (date, PDF, schiță, fotografii ale avariilor, fotografiile actelor scanate, semnături, locație) | 24 luni de la trimitere | ștergere automată |
| Formular din care Klasen a deschis un dosar de daună cu tine | copia din aplicația Formular accident se șterge tot la 24 luni; dosarul deschis în sistemul de asistență Klasen urmează regulile dosarelor (https://klasen.ro/politica-confidentialitate/) | conform politicii generale |
| Formular netrimis, la care ai lăsat un telefon (lead parțial) | 6 luni de la ultima completare; dacă ai ales „Nu doresc”, 30 zile | ștergere automată |
| Formular netrimis, fără telefon | 30 zile de la ultima completare (cât îți permitem reluarea) | ștergere automată |
| Ciorna salvată pe dispozitivul tău (stocare locală) | până la trimitere sau cel mult 30 zile | se șterge din browser |
| Fotografiile actelor scanate cu AI (inclusiv CNP-ul de pe ele) | cât formularul de care țin (rândurile de mai sus) | se șterg odată cu formularul; copia primită de consultant după trimitere urmează regulile sistemului de asistență Klasen și, dacă se deschide, ale dosarului |
| Imaginea codului QR | nu ajunge la noi | — |
| CNP | nu îl cerem în formular; apare doar pe fotografiile actelor scanate | ca fotografiile actelor |
| Linkul de invitație pentru celălalt șofer | 72 ore | expiră |
| Linkul copiei pentru celălalt șofer | 30 zile | expiră; copia se poate cere la gdpr@klasen.ro |
| Jurnalul acceptărilor (ce ai acceptat, când, IP) | cât păstrăm formularul + 3 ani | ștergere automată |
| Jurnalul accesului (cine a deschis formularul) și al modificărilor din asistența live | 24 luni | ștergere automată |
| Conversațiile cu îndrumătorul AI | 6 luni dacă formularul a fost trimis sau ai lăsat un telefon; altfel 30 zile | ștergere automată |
| Înregistrările apelurilor | 6 luni; mai mult doar dacă apelul ține de un dosar deschis | ștergere automată |
| Conversațiile WhatsApp, chat, e-mail | conform regulilor sistemului de asistență Klasen, legate de solicitare sau de dosar | ștergere automată |
| Lista de excludere (cererile de a nu te mai contacta) | cât este necesar pentru a-ți respecta alegerea, cel mult 5 ani; păstrăm doar o amprentă criptografică a telefonului / e-mailului | ștergere automată |
| Jurnale tehnice (erori, adrese IP) | 30 zile | ștergere automată |
| Jurnale de securitate și anti-abuz | 90 zile | ștergere automată |
| Cererile tale privind datele personale și răspunsurile | 3 ani de la soluționare | ștergere automată |
| Formular pentru care s-a cerut restricționarea sau există o reținere legală (litigiu) | cât durează restricția / reținerea | apoi regula normală |
| Copiile de siguranță (backup) | datele șterse dispar din backup la încheierea ciclului de rotație, cel mult 30 zile | suprascriere |
| Statistici din cookie-uri (Google Analytics) | 14 luni (setarea din Google Analytics) | ștergere de către Google |
1.15 Cookie-uri și stocare locală
Folosim stocarea locală a browserului ca să nu pierzi ce ai completat și cookie-uri tehnice necesare funcționării. Cookie-urile de statistică și de marketing se folosesc doar dacă le accepți în bannerul de cookie-uri. Evenimentele trimise către Google sau Meta nu conțin date din formular (fără nume, telefon, număr de înmatriculare sau descrierea accidentului). Detalii complete: Politica de cookie-uri, https://formular-accident.ro/cookie-uri.
1.16 Drepturile tale
Ai următoarele drepturi, în condițiile GDPR:
- dreptul de acces (art. 15): să afli dacă prelucrăm date despre tine, ce date, de unde le avem și să primești o copie;
- dreptul la rectificare (art. 16): să corectăm datele inexacte;
- dreptul la ștergere (art. 17): să ștergem datele, cu excepția celor pe care trebuie să le păstrăm (de exemplu pentru apărarea unui drept);
- dreptul la restricționare (art. 18): să „înghețăm” temporar prelucrarea;
- dreptul la portabilitate (art. 20): să primești datele furnizate de tine într-un format structurat (JSON sau PDF);
- dreptul de opoziție (art. 21): să te opui prelucrărilor bazate pe interes legitim, inclusiv contactării și evaluării interne din §1.11;
- dreptul de a-ți retrage consimțământul (art. 7 alin. (3)), acolo unde prelucrarea se bazează pe consimțământ (cookie-uri, căsuța pentru lead parțial, dacă există), fără a afecta prelucrarea anterioară;
- dreptul de a nu face obiectul unei decizii exclusiv automate (art. 22) (nu luăm astfel de decizii);
- dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28–30, sector 1, București, cod poștal 010336, anspdcp@dataprotection.ro, www.dataprotection.ro, și de a te adresa instanței.
Cum îți exerciți drepturile: scrie-ne la gdpr@klasen.ro sau trimite o scrisoare la București, Sector 3, Bdul. Theodor Pallady 287A. Ca să nu dăm datele altcuiva, îți putem cere să confirmi un cod trimis la telefonul sau e-mailul din formular. Nu îți cerem copia buletinului decât dacă nu există altă cale de identificare. Răspundem în cel mult o lună; pentru cereri complexe termenul se poate prelungi cu încă două luni, cu anunțarea ta în prima lună. Exercitarea drepturilor este gratuită.
1.17 Securitatea datelor
Folosim conexiuni criptate (HTTPS), criptăm în repaus datele sensibile (fotografiile, semnăturile, PDF-urile, numărul permisului, adresele IP din jurnal), dăm acces pe roluri doar personalului care are nevoie, înregistrăm cine deschide fiecare formular, folosim linkuri cu coduri aleatorii lungi și cu expirare, limităm încercările repetate, ștergem automat datele la expirarea termenelor și nu scriem date personale în jurnalele tehnice. Dacă apare un incident care îți poate afecta datele, anunțăm ANSPDCP în 72 de ore și te informăm când legea o cere.
1.18 Minori
Formular accident se adresează șoferilor cu permis de conducere. Dacă ai sub 18 ani (de exemplu permis de categoria AM, A1 sau B1), te rugăm să completezi formularul împreună cu un părinte sau cu reprezentantul tău legal.
1.19 Modificarea politicii
Putem actualiza această politică atunci când se schimbă funcțiile aplicației, furnizorii sau legea. Versiunea și data intrării în vigoare sunt afișate sus. Versiunile anterioare sunt disponibile la cerere. Dacă schimbarea afectează un formular în curs, îți arătăm noua versiune înainte de trimitere. Formularele deja trimise rămân legate de versiunea acceptată.